addOn "ЦБТ Аудит проводок"


addOn «ЦБТ Аудит проводок» - электронный журнал для протоколирования и анализа изменений хозяйственных операций, выявления аудиторского следа в 1С. Помогает быстро и точно находить ошибки и случайные изменения в бухгалтерских документах, а также разграничивает ответственность исполнителей.

1С Совместимо

Встраиваемая подсистема для конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.1, 8.2.

Продукт поставляется в виде отдельных версий, совместимых с приведенным перечнем типовых конфигураций.

Есть возможность адаптации программы «ЦБТ Аудит проводок» под нестандартные регистры бухгалтерии и планы счетов.

 

Назначение addOn и показания к применению

«ЦБТ Аудит проводок» - уникальное средство от нервозности и головной боли для бухгалтеров, руководителей, разработчиков, администраторов и других пользователей 1С Предприятие 8.х.

Думаю, никто не будет спорить, что протоколирование или другими словами логирование изменений объектов информационной базы 1С дело очень нужное и полезное. Электронный журнал изменений позволяет пользователям при совместной работе разделить и локализовать ответственность за содеянное, а также чувствовать уверенность в том, что их данные надежно защищены, а выполненная работа не пропадет даром. И разработчики решений для 1С не только поняли, но и на себе прочувствовали важность этой задачи, в результате чего было создано множество хороших и очень хороших программ для протоколирования изменений объектов в дополнение к штатным возможностям 1С. В основном такие программы контролируют изменение объектов с типами справочник, документ, или план счетов. Назовем такие программы – «программами для мониторинга объектов»

Однако, проблемы, которые периодически появляются у бухгалтеров, финансистов, а также у других участников коллективной работы при внутреннем или внешнем аудите отчетности все равно в значительной части остаются. Что это за проблемы и почему они возникают?

 

Суть типовых проблем:

Ситуация: по данным бухгалтерии подана или еще в процессе подготовки важная отчетность может для руководителя, может в некий другой департамент, а может быть во внешние органы. Но! Еще в процессе подготовки или спустя некоторое время отчетность стала не актуальной, поскольку изменились обороты по счетам, или сальдо, или субконто в проводках или может быть поменялась корреспонденция счетов, а может просто поменялась дата или комментарий в проводке? – «Да, что угодно случилось, пока даже не понятно, что поменялось - но, проводки сегодня не такие как были тогда!»

Знакомая ситуация?

Полагаю не стоит объяснять, как проблема выявленная бухгалтером или еще кем-то из проверяющих становится проблемой всех, и в первую очередь разработчиков и администраторов 1С, которые «постоянно что-то меняют в программе», и еще тех ребят из отдела продаж или склада, которые «лазят по нашим документам» и «сами не ведают, что творят»!

 

Типовые причины проблем, или как и почему это случается: 

  1. Возможно, кто-то изменил документы или справочники – в конце концов, виновный найдется, если, конечно, у Вас установлена «программа для мониторинга объектов». Но, только времени на эти поиски потратить нужно много, «а сегодня декларацию сдавать». Мы то знаем, что в больших базах изменений задним числом делается множество и нужно все их пересмотреть и выявить среди них только те, которые привели к искажению проводок. Мы ведь помним, что изменение или перепроведение документа НЕВСЕГДА ведет за собой изменение проводок!
  2. Доработали или обновили конфигурацию, алгоритмы формирования проводок изменились, документы частично или полностью перепровели – имеем сложно диагностируемые изменения. «Опять эти умники все испортили!».
  3. Добавили/убрали/изменили признаки аналитического учета на плане счетов 1С, как вариант это могло произойти в процессе выполнения обновления конфигурации или неким пользователем в процессе работы. «О горе – развернутое сальдо уже не то, баланс изменился!». А оборотка по счету «вся в вертолетах»!.
  4. Разработчику ну очень было нужно перепровести документы за определенный период. Он дописал «супер алгоритм» и «супер регистр» для начальства, и он точно уверен, что бухгалтерских проводок это не коснется. Может он и прав, и оно проводок реально не коснется, но попробуй, докажи теперь бухгалтерам, что ты не «верблюд». Слабо?
  5. Восстановили последовательность документов, или сделали перерасчет по партиям, или выполнили пересчет себестоимости продукции, или пересчет курсовых разниц, или запустили еще какую-нибудь регламентную операцию … - И …, «ВСЕ ПОПЛЫЛО». Ведь «мы же ничего не меняли», и «эти операции мы и раньше делали». «Как же теперь доверять этой 1С после таких фортелей?». 
  6. Загрузилась информация из филиала, так теперь «хоть вешайся». И в чем здесь «подвох» - документы не изменились, но сальдо по взаиморасчетам почему-то другое? А, проводок не тысячи даже сотни тысяч, а может и миллионы. И есть подозрение, что изменились проводки не в текущем периоде, а чуть ли не в 200Х году. «Это что же теперь - всю базу за Х лет сверять?». Это хорошо еще, когда есть с чем сверять! «В общем, как всегда - ничего не работает, а 1С ваша - глючная»

 

И что теперь с этим делать? – выход всегда есть, выходов как минимум два!: 

  • Выход 1. Смириться и получать удовольствие от скандалов, почаще объяснять - что не бывает идеальных систем, - все так мучаются, а искоренение озвученных проблем задача ну очень сложная, иначе ее бы давно решили.
  • Выход 2. Приобрести продукт «Аудит проводок», установить его, нажать одну кнопку, и уже сегодня, ну, в крайнем случае - завтра вы будете спать спокойно. 
    А для того что бы узнать: кто, как, когда, насколько, и каким образом изменил обороты или проводки с того самого момента «Х», когда бухгалтер построила важный отчет, или когда был закрыт период – Вам потребуется менее 30 секунд, ну в крайнем случае - 60.
    И ваши враги станут вашими друзьями!

 

Принцип работы addOn «ЦБТ Аудит Проводок»:
В программе поддерживаются два режима протоколирования изменений – в реальном времени (OnLine) и периодический (OffLine).

В OnLine режиме:

Протокол ведется в реальном времени, при записи измененных или новых проводок в информационную базу 1С.
События фиксируются в протокол только при условии наличия изменений в исходных проводках. Таким образом, если после перепроведения документа в проводках ничего не изменилось, то этот факт не будет зафиксирован в электронном журнале. Если же изменения были, то для алгоритма программы абсолютно не важно, каким способом сделаны эти изменения: путем перепроведения документа, или загрузки проводок через инструменты обмена данными, или они модифицированы или удалены программной обработкой данных - любой факт изменения проводок будет зафиксирован.
В электронный журнал всегда записываются время изменения с точностью до секунд и ответственный пользователь, под чьей учетной записью сделаны эти изменения.

В OffLine режиме:

В оффЛайн режиме новые или измененные проводки не фиксируются в электронный журнал непосредственно сразу при записи документа, вместо этого по заданному регламенту или принудительно по команде пользователя выполняется актуализация электронного протокола. В ходе актуализации выполняется анализ изменений в информационной базе за время с момента последней регистрации (фиксации) записей в электронном протоколе.
Этот режим рекомендуется использовать для очень крупных компаний с большими информационными потоками, в которых замедление скорости выполнения текущих или регламентных заданий даже на 5% может иметь негативные последствия.

Главное преимущество этого режима заключается в том, что в этом режиме ведение электронного журнала вообще не оказывает никакого влияния на производительность (скорость выполнения) выполнения текущих операций. OffLine режим, можно использовать для автоматической регистрации изменений в ночное время или на выходных, когда отсутствует активность пользователей в информационной базе.
Также Offline актуализацию можно запускать непосредственно перед и после выполнения потенциально рискованных обработок по изменению данных, или перед и после построения важных отчетов, а также после закрытия периода.
В таком случае фиксация проводок в электронном журнале позволит Вам отследить все изменения, произошедшие с момента актуализации электронного журнала.

Особенности OffLine режима:

  •  
    • не фиксируется пользователь, который реально изменил проводки;
    • несколько последовательных изменений проводок одного документа, произошедших в интервале между предыдущей и последующей актуализациями не фиксируются в протоколе;
    • не фиксируется реальное время изменений проводок. Датой изменения проводок считается дата актуализации.

Во всех режимах изменения протоколируются в виде проводок, записываемых в электронный журнал.

Изменения записываются в журнал в виде:

  1. Проводок на разницу сумм между предыдущим состоянием проводки и текущим (модифицированным состоянием проводки) - если в проводке изменились сумма или валютная сумма или количество. 
  2. Сторнировочных проводок – если проводка или документ удалены или отменено проведение документа, или проводки помечены как неактивные
  3. Сторнировочных проводок и новых актуальных проводок – если были изменены одно или несколько значений в полях: субконто, организации, валюты, содержание, дата проводки.

Особенности:

  • Изменения порядка следования проводок внутри документа – не фиксируются в протоколе, поскольку не влияют на финансовые оценки.
  • Имеется опциональная возможность не фиксировать изменения проводок, если изменилось только время проводки в пределах дня (полная версия).
  • Имеется возможность выборочной фиксации вспомогательных реквизитов проводки (полная версия)

 

Ключевые преимущества и функциональные возможности AddOn «АудитПроводок»

  • Преимущества для пользователей:
    • Отслеживание изменений в оборотах по закрытым периодам
    • Отслеживание изменения оборотов по счетам и аналитикам за выбранный период по состоянию на дату или в указанный период времени
    • Выявление ответственного за выполнение изменений проводок
    • Отслеживание изменений в структуре аналитического учета
    • Удобные отчеты для анализа изменений: обортная ведомость, оборотная ведомость по счету, анализ счета, карточка счета. 
    • Отчеты позволяют получить состояние оборотов за прошедшие периоды на любой момент времени или выявить изменения за любой заданный интервал времени в прошедших периодах
    • Есть возможность для пользователей или администраторов указать тип события и сделать комментарий в журнал, при выполнении последующих изменений в текущем сеансе работы с 1С.
    • Функционал аудита из западных ERP систем теперь доступен в 1С, но при этом остается гибкость в изменении и перепроведении документов. Так, в регулярных бухгалтерских отчетах и журналах не фиксируются сторнировочные проводки, которые вносят путаницу при сверке с клиентами и при проверке, например, налоговой.
  • Технологические преимущества  
    • Структура хранения данных в электронном журнале максимально приближена к структуре хранения проводок в регистрах бухгалтерии, но в отличие от последних не содержит избыточных данных.
    • Алгоритмы продукта оптимизированы для больших баз
    • Несущественная потеря производительности в OnLine режиме
    • Работа в распределенных базах
    • При отказе в проведении документа или при откате транзакций в обработках – данные в журнал помещены не будут.

     

Ограничения демоверсии: 

  • OffLine режим отсутвует (Периодическая фиксация фактических проводок для контроля изменений после закрытия периода);
  • Работает только с одним планом счетов – хозрасчетный
  • В протоколе не фиксируются: 
    • Измерение подразделение (для бухгалтерии 2.0), 
    • Ресурсы суммы налогового учета, постоянные разницы и временные разницы
    • Любые реквизиты проводки кроме содержания, например, «номер журнала», «признак списания партий», т.п.
  • Протоколирование хозяйственных операций до конца 2010 г.
  • Официальная страница продукта http://cbt.ua/our_prodacts/eAudit/

 

Установка: 

 

Более подробно см. "Инструкция пользователя" (в разделе файлы)

Аудит изменений:

 

Файлы обработки:

-