Встраиваемая подсистема для конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.1, 8.2.
Продукт поставляется в виде отдельных версий, совместимых с приведенным перечнем типовых конфигураций.
Есть возможность адаптации программы «ЦБТ Аудит проводок» под нестандартные регистры бухгалтерии и планы счетов.
Назначение addOn и показания к применению
«ЦБТ Аудит проводок» - уникальное средство от нервозности и головной боли для бухгалтеров, руководителей, разработчиков, администраторов и других пользователей 1С Предприятие 8.х.
Думаю, никто не будет спорить, что протоколирование или другими словами логирование изменений объектов информационной базы 1С дело очень нужное и полезное. Электронный журнал изменений позволяет пользователям при совместной работе разделить и локализовать ответственность за содеянное, а также чувствовать уверенность в том, что их данные надежно защищены, а выполненная работа не пропадет даром. И разработчики решений для 1С не только поняли, но и на себе прочувствовали важность этой задачи, в результате чего было создано множество хороших и очень хороших программ для протоколирования изменений объектов в дополнение к штатным возможностям 1С. В основном такие программы контролируют изменение объектов с типами справочник, документ, или план счетов. Назовем такие программы – «программами для мониторинга объектов»
Однако, проблемы, которые периодически появляются у бухгалтеров, финансистов, а также у других участников коллективной работы при внутреннем или внешнем аудите отчетности все равно в значительной части остаются. Что это за проблемы и почему они возникают?
Суть типовых проблем:
Ситуация: по данным бухгалтерии подана или еще в процессе подготовки важная отчетность может для руководителя, может в некий другой департамент, а может быть во внешние органы. Но! Еще в процессе подготовки или спустя некоторое время отчетность стала не актуальной, поскольку изменились обороты по счетам, или сальдо, или субконто в проводках или может быть поменялась корреспонденция счетов, а может просто поменялась дата или комментарий в проводке? – «Да, что угодно случилось, пока даже не понятно, что поменялось - но, проводки сегодня не такие как были тогда!»
Знакомая ситуация?
Полагаю не стоит объяснять, как проблема выявленная бухгалтером или еще кем-то из проверяющих становится проблемой всех, и в первую очередь разработчиков и администраторов 1С, которые «постоянно что-то меняют в программе», и еще тех ребят из отдела продаж или склада, которые «лазят по нашим документам» и «сами не ведают, что творят»!
Типовые причины проблем, или как и почему это случается:
- Возможно, кто-то изменил документы или справочники – в конце концов, виновный найдется, если, конечно, у Вас установлена «программа для мониторинга объектов». Но, только времени на эти поиски потратить нужно много, «а сегодня декларацию сдавать». Мы то знаем, что в больших базах изменений задним числом делается множество и нужно все их пересмотреть и выявить среди них только те, которые привели к искажению проводок. Мы ведь помним, что изменение или перепроведение документа НЕВСЕГДА ведет за собой изменение проводок!
- Доработали или обновили конфигурацию, алгоритмы формирования проводок изменились, документы частично или полностью перепровели – имеем сложно диагностируемые изменения. «Опять эти умники все испортили!».
- Добавили/убрали/изменили признаки аналитического учета на плане счетов 1С, как вариант это могло произойти в процессе выполнения обновления конфигурации или неким пользователем в процессе работы. «О горе – развернутое сальдо уже не то, баланс изменился!». А оборотка по счету «вся в вертолетах»!.
- Разработчику ну очень было нужно перепровести документы за определенный период. Он дописал «супер алгоритм» и «супер регистр» для начальства, и он точно уверен, что бухгалтерских проводок это не коснется. Может он и прав, и оно проводок реально не коснется, но попробуй, докажи теперь бухгалтерам, что ты не «верблюд». Слабо?
- Восстановили последовательность документов, или сделали перерасчет по партиям, или выполнили пересчет себестоимости продукции, или пересчет курсовых разниц, или запустили еще какую-нибудь регламентную операцию … - И …, «ВСЕ ПОПЛЫЛО». Ведь «мы же ничего не меняли», и «эти операции мы и раньше делали». «Как же теперь доверять этой 1С после таких фортелей?».
- Загрузилась информация из филиала, так теперь «хоть вешайся». И в чем здесь «подвох» - документы не изменились, но сальдо по взаиморасчетам почему-то другое? А, проводок не тысячи даже сотни тысяч, а может и миллионы. И есть подозрение, что изменились проводки не в текущем периоде, а чуть ли не в 200Х году. «Это что же теперь - всю базу за Х лет сверять?». Это хорошо еще, когда есть с чем сверять! «В общем, как всегда - ничего не работает, а 1С ваша - глючная»
И что теперь с этим делать? – выход всегда есть, выходов как минимум два!:
- Выход 1. Смириться и получать удовольствие от скандалов, почаще объяснять - что не бывает идеальных систем, - все так мучаются, а искоренение озвученных проблем задача ну очень сложная, иначе ее бы давно решили.
- Выход 2. Приобрести продукт «Аудит проводок», установить его, нажать одну кнопку, и уже сегодня, ну, в крайнем случае - завтра вы будете спать спокойно.
А для того что бы узнать: кто, как, когда, насколько, и каким образом изменил обороты или проводки с того самого момента «Х», когда бухгалтер построила важный отчет, или когда был закрыт период – Вам потребуется менее 30 секунд, ну в крайнем случае - 60.
И ваши враги станут вашими друзьями!
Принцип работы addOn «ЦБТ Аудит Проводок»:
В программе поддерживаются два режима протоколирования изменений – в реальном времени (OnLine) и периодический (OffLine).
В OnLine режиме:
Протокол ведется в реальном времени, при записи измененных или новых проводок в информационную базу 1С.
События фиксируются в протокол только при условии наличия изменений в исходных проводках. Таким образом, если после перепроведения документа в проводках ничего не изменилось, то этот факт не будет зафиксирован в электронном журнале. Если же изменения были, то для алгоритма программы абсолютно не важно, каким способом сделаны эти изменения: путем перепроведения документа, или загрузки проводок через инструменты обмена данными, или они модифицированы или удалены программной обработкой данных - любой факт изменения проводок будет зафиксирован.
В электронный журнал всегда записываются время изменения с точностью до секунд и ответственный пользователь, под чьей учетной записью сделаны эти изменения.
В OffLine режиме:
В оффЛайн режиме новые или измененные проводки не фиксируются в электронный журнал непосредственно сразу при записи документа, вместо этого по заданному регламенту или принудительно по команде пользователя выполняется актуализация электронного протокола. В ходе актуализации выполняется анализ изменений в информационной базе за время с момента последней регистрации (фиксации) записей в электронном протоколе.
Этот режим рекомендуется использовать для очень крупных компаний с большими информационными потоками, в которых замедление скорости выполнения текущих или регламентных заданий даже на 5% может иметь негативные последствия.
Главное преимущество этого режима заключается в том, что в этом режиме ведение электронного журнала вообще не оказывает никакого влияния на производительность (скорость выполнения) выполнения текущих операций. OffLine режим, можно использовать для автоматической регистрации изменений в ночное время или на выходных, когда отсутствует активность пользователей в информационной базе.
Также Offline актуализацию можно запускать непосредственно перед и после выполнения потенциально рискованных обработок по изменению данных, или перед и после построения важных отчетов, а также после закрытия периода.
В таком случае фиксация проводок в электронном журнале позволит Вам отследить все изменения, произошедшие с момента актуализации электронного журнала.
Особенности OffLine режима:
-
- не фиксируется пользователь, который реально изменил проводки;
- несколько последовательных изменений проводок одного документа, произошедших в интервале между предыдущей и последующей актуализациями не фиксируются в протоколе;
- не фиксируется реальное время изменений проводок. Датой изменения проводок считается дата актуализации.
Во всех режимах изменения протоколируются в виде проводок, записываемых в электронный журнал.
Изменения записываются в журнал в виде:
- Проводок на разницу сумм между предыдущим состоянием проводки и текущим (модифицированным состоянием проводки) - если в проводке изменились сумма или валютная сумма или количество.
- Сторнировочных проводок – если проводка или документ удалены или отменено проведение документа, или проводки помечены как неактивные
- Сторнировочных проводок и новых актуальных проводок – если были изменены одно или несколько значений в полях: субконто, организации, валюты, содержание, дата проводки.
Особенности:
- Изменения порядка следования проводок внутри документа – не фиксируются в протоколе, поскольку не влияют на финансовые оценки.
- Имеется опциональная возможность не фиксировать изменения проводок, если изменилось только время проводки в пределах дня (полная версия).
- Имеется возможность выборочной фиксации вспомогательных реквизитов проводки (полная версия)
Ключевые преимущества и функциональные возможности AddOn «АудитПроводок»
- Преимущества для пользователей:
- Отслеживание изменений в оборотах по закрытым периодам
- Отслеживание изменения оборотов по счетам и аналитикам за выбранный период по состоянию на дату или в указанный период времени
- Выявление ответственного за выполнение изменений проводок
- Отслеживание изменений в структуре аналитического учета
- Удобные отчеты для анализа изменений: обортная ведомость, оборотная ведомость по счету, анализ счета, карточка счета.
- Отчеты позволяют получить состояние оборотов за прошедшие периоды на любой момент времени или выявить изменения за любой заданный интервал времени в прошедших периодах
- Есть возможность для пользователей или администраторов указать тип события и сделать комментарий в журнал, при выполнении последующих изменений в текущем сеансе работы с 1С.
- Функционал аудита из западных ERP систем теперь доступен в 1С, но при этом остается гибкость в изменении и перепроведении документов. Так, в регулярных бухгалтерских отчетах и журналах не фиксируются сторнировочные проводки, которые вносят путаницу при сверке с клиентами и при проверке, например, налоговой.
- Технологические преимущества
- Структура хранения данных в электронном журнале максимально приближена к структуре хранения проводок в регистрах бухгалтерии, но в отличие от последних не содержит избыточных данных.
- Алгоритмы продукта оптимизированы для больших баз
- Несущественная потеря производительности в OnLine режиме
- Работа в распределенных базах
- При отказе в проведении документа или при откате транзакций в обработках – данные в журнал помещены не будут.
Ограничения демоверсии:
- OffLine режим отсутвует (Периодическая фиксация фактических проводок для контроля изменений после закрытия периода);
- Работает только с одним планом счетов – хозрасчетный
- В протоколе не фиксируются:
- Измерение подразделение (для бухгалтерии 2.0),
- Ресурсы суммы налогового учета, постоянные разницы и временные разницы
- Любые реквизиты проводки кроме содержания, например, «номер журнала», «признак списания партий», т.п.
- Протоколирование хозяйственных операций до конца 2010 г.
- Официальная страница продукта http://cbt.ua/our_prodacts/eAudit/
Установка:
Более подробно см. "Инструкция пользователя" (в разделе файлы)
Аудит изменений:
Файлы обработки:
- 4_addOn__TsBT_Audit_provodok_.pdf Для скачивания нужна регистрация
- 3_addOn__TsBT_Audit_provodok_.pdf Для скачивания нужна регистрация
- 1_addOn____TsBT_Audit_provodok___.rar Для скачивания нужна регистрация
- 5_addOn__TsBT_Audit_provodok_.pdf Для скачивания нужна регистрация
- 2_addOn____TsBT_Audit_provodok___.rar Для скачивания нужна регистрация
В этой группе 1С
- Ошибки из журнала регистрации (СКД, 8.1, 8.2)
- Кто работал в базе
- Конфигурация: Журнал регистрации
- Самодельный журнал регистрации
- Регистрация изменений в документах для 1с 77. (хранение в SQL базе)
- История изменений объекта - обработка для подсистемы "Контроль изменения данных" (от KukA.5)
- Проверка на недостачу прав пользователей
- Журнал регистрации изменений документов