Подготовка сведений для ПФР с учетом задолженности по страховым взносам в разрезе сотрудников для ЗИК

Перед использованием обработки рекомендую ознакомиться со статьей "Порочные особенности "Подготовки сведений персонифицированного учета СЗВ-6" в программах 1С " http://avprog.ru/public/88231/. 

Для кого эта обработка?
1) Для тех, кто накопил ошибок из-за неверного заполнения документов "Расчеты по страховым взносам" (с т.зр. неопубликованной методологии ЗИК). И их исправление слишком затратное или приведет к неизбежной корректировке ранее поданных сведений.
2) Для тех, кто распределял уплаченные взносы сотрудников в сторонних программах (напр., бесплатных программ, рекомендованных ПФР для подготовки сведений http://www.pfrf.ru/free_programs/). И теперь, из-за разницы в алгоритмах этих программ и штатного механизма ЗИК, не могут перейти на использование штатного распределения ЗИК. Также эта обработка предоставляет регламент, выполнив который, можно вернуться к штатному механизму ЗИК (даже в самых запущенных случаях) и отказаться от дальнейшего использования этой обработки.
3) Для тех, кто только начал использовать конфигурацию ЗИК и в ней нет данных по начисленным взносам за предыдущие периоды.
4) Для тех, у который ПФ не принимает сведения из-за накопившихся ошибок округления и переплат благодаря порочным особенностям механизма распределения уплат в ЗИК.
5) Для тех, кому необходимо подавать корректирующие сведения в ПФ по прошлым периодам по избранным сотрудникам, а не в целом по всему предприятию.
6) Для тех, кто желает установить особый порядок распределения уплат по видам застрахованных (закрывать уволенных и пр. в первую очередь и т.д.).
7) И для всех остальных, т.к. подготовка сведений в ПФ с ее помощью проще и нагляднее и не позволяет допустить ошибок, которым подвержен штатный механизм распределения уплат в ЗИК.

Данная обработка является альтернативой штатного распределения уплаченных взносов в ПФР для конфигурации «Зарплата и кадры 7.7».
Для конфигураций «Бухгалтерия 7.7», «Упрощенная система налогообложения 7.7» и «Предприниматель 7.7» обработку можно скачать по адресу: http://avprog.ru/public/95767/.

Выпущен новый релиз обработки (версия 2.х), в котором учтены многие пожелания пользователей и существенно на их основе (и моих собственных идей) переработан алгоритм распределения, также добавлены опции для гибкого управления пользователем механизмом распределения.

Отличие этой обработки от штатной ЗИКовской сосредоточено на закладке "Настройки". Формирование пачек индивидуальных сведений (ИС) нужно начинать с установки флажка "Распределение уплат с учетом прошлого распределения". В этом случае отключается штатный механизм распределения уплат. И при нажатии на кнопку "Заполнить" на закладке "Пачки документов" формируются пачки только с начисленными взносами, без уплаченных взносов. Чтобы в полученных пачках получить распределение оплаченных взносов необходимо совершить дальнейшие манипуляции на закладке "Настройки":

1) Указать последнюю достоверную дату зафиксированной в программе задолженности в разрезе сотрудников документом "Задолженность по страховым взносам" (этот документ нужно добавить в типовую конфигурация из комплекта моей разработки). В идеале этот документ должен находится в конце предыдущего отчетного периода (полугодия для 2010 и квартала для 2011 г.). Но его может не быть вообще (он даже может быть не добавлен в конфигурацию).

2) В случае если задолженность на конец прошлого периода не зафиксирована этим документом, нужно указать путь как файлам ИС, содержащей данные о СЗВ-6 предыдущих отчетных периодов (начиная с 2010 года). Учитываются как ИСХОДНЫЕ, так и КОРРЕКТИРУЩИЕ файлы ИС. При этом следите, чтобы в каталоге с файлами ИС не оказались одновременно с КОРРЕКТИРУЮЩИМИ сведениями ИСХОДНЫЕ (старые) за тот же период, иначе получите задвоение сумм. Сочетание же ИСХОДНЫХ и КОРРЕКТИРУЮЩИХ за разные отчетные периоды допускается. Из них обработка прочитает суммы начислений и уплат и восстановит задолженность по сотрудникам на начало текущего отчетного периода. Можно комбинировать: указать дату задолженности на конец какого-нибудь раннего отчетного периода, тогда обработка будет анализировать эту задолженность и вычислит изменение задолженности на основе ИС, лежащих в промежутке между той датой и текущим отчетным периодом.

3) Механизм распределения уплат разработки отличается от штатного механизма распределения ЗИК. Если вы планируете вернуться к использованию штатного механизма ЗИК поставьте галочку "Включить режим совместимости распределения уплат со штатным механизмом ЗИК". В этом случае скроется закладка "Настройки погашения" и будут недоступны возможности по порядку распределения уплат, которые приводят к несовместимости с распределением штатного механизма ЗИК.

4) Если вы хотите воспользоваться возможностями альтернативного распределения, то уберите галочку "Включить режим совместимости распределения уплат со штатным механизмом ЗИК" и перейдите на закладку "Настройки погашения".

5) На закладке "Настройки погашения" можно выбрать порядок, в котором будут погашаться взносы отдельных групп сотрудников; порядок погашения взносов прошлого и текущего периода.
Если никакие опции на этой закладке не выбраны, то данный режим аналогичен включенной галочке "Включить режим совместимости распределения уплат со штатным механизмом ЗИК" на предыдущей закладке, что подтверждается поясняющей надписью "Данные настройки совместимы со штатным механизмом распределения уплат в ЗИК".
  Список "Порядок первоочередного погашения начисленных взносов уплаченными" позволяет выбрать те группы сотрудников, по которым оплата должна пройти в первую очередь. Статус сотрудников определяется на конец текущего отчетного периода. Работающий пенсионер выявляется на конец следующего отчетного периода (начиная с версии 2.4). Это позволит в следующем отчетном периоде в форме СПВ-1 «новоиспеченного» пенсионера поставить «Уплачено = Начислено». Порядок очередности выбранных групп определяет, в каком порядке обработка будет погашать взносы (сальдо и начисления текущего периода) имеющейся оплатой. Если оплаты недостаточно, то окажутся "непогашенными" последние группы сотрудников. Порядок очередности можно изменить кнопками с изображениями стрелок, находящимися справа от списка. Если установлен флажок ""Первоочередников" погашать общим списком, без учета выбранного порядка их приоритета", то порядок очередности выбранных групп не учитывается, они погашаются общим списком, и если оплаты не хватит, то не хватит всем поровну или последним по алфавиту (в зависимости от флажка "Задолженность предыдущих периодов погашать в алфавитном порядке (а не по коэффициентам)"). Упомянутый флажок добавлен в обработку, чтобы была возможность уменьшить количество застрахованных, переходящих из-за оставшегося сальдо в следующие отчетные периоды, в которых начисления взносов они иметь уже не будут, например, уволенные. Если флажок установлен, то при оплате, которой недостаточно даже для погашения взносов прошлого периода, сальдо сотрудников будет погашаться не по общему коэффициенту, а в алфавитном порядке. Это позволит перейти в следующий период, например, вместо всех уволенных с частичной оплатой сальдо, только последних (по алфавиту) уволенных с полностью неоплаченным сальдо. Т.е. количество застрахованных в пачках следующих отчетных периодов будет меньше. При этом, конечно, нарушается социальная справедливость. Но она в любом случае нарушается при использовании механизма первоочередного погашения задолженности по выбранным группам сотрудников. Если оплаты достаточно для погашения задолженности прошлых периодов, то установка флажка "Задолженность предыдущих периодов погашать в алфавитном порядке (а не по коэффициентам)" не на что не влияет - сальдо прошлых периодов будет закрыто оплатой полностью.
В списке справа "Список сотрудников, отдельно выбранных для первоочередного погашения" можно персонально выбрать сотрудников, которых нужно "погашать" в первую очередь и для которых не предусмотрено группы, заданной в списке "Порядок первоочередного погашения начисленных взносов уплаченными". Для того чтобы этот список учитывался должна быть установлена галочка "Отдельно выбранные по списку" в левом списке. Значение кнопок правого списка аналогично кнопкам в штатном подборе сотрудников ЗИК, кроме кнопки "Добавить". Последняя позволяет подобрать сотрудников по группам, аналогичным в левой списке. Это позволит визуально оценить количество "первоочередников", которых обработка будет использовать.
Переключатель "Очередность распределения уплаты" имеет смысл, если заданы "первоочередники". Он определяет порядок погашения задолженности прошлых периодов по отношению к текущим начислениям. По умолчанию ("Сначала полное погашение задолженности прошлого периода по всем, затем погашение текущих взносов по всем") обработка, пока не погасит задолженность прошлого периода, не приступит к закрытию оплатой начислений текущего периода. Если выбрано обратное ("Сначала задолженность и текущие взносы "первоочередников", затем задолженность и текущие взносы остальных"), то оплатой сначала закроется сальдо и текущие начисления "первоочередников" (насколько ее хватит), а только затем начнут погашаться сальдо и текущие начисления остальных застрахованных. В таком случае может получиться, что сохранится часть задолженности за прошлый период притом, что часть начислений текущего периода будет погашена. Этот режим можно использовать, если оплаты не хватает для полного закрытия сотрудников из выбранных групп, как по сальдо, так и по текущим начислениям при варианте по умолчанию, т.е. получится, что сальдо закрылось, а на текущие начисления им оплаты не хватило и они перейдут в следующий отчетный период для погашения оставшихся сумм.

После того как все необходимые настройки произведены, возвращаемся на закладку "Пачки документов". Нажимаем кнопку "Заполнить суммы взносов". Обработка с учетом заданных условий в "Настройках" и "Настройках погашения" распределит уплату по сотрудникам. В качестве сумм оплаты за текущий отчетный период обработка возьмет данные из документов "Расчеты по страховым взносам". При этом она не будет анализировать распределение этих документов по месяцам отчетного периода, а также месяцы, за которые произведена оплата. Обработка просто возьмет общую сумму из этих документов и сама восстановит сумму оплаты за текущий и за прошлый период. Т.е. можно в программе зафиксировать оплату этими документами не помесячно, а одним документом, в котором, например, указать оплату целиком за 2 кв 2011 года. Данный алгоритм обеспечивает устойчивость по отношению к ошибкам, которые могут быть совершены бухгалтером при вводе этих документов с разбивкой по месяцам оплаты и в разрезе месяцев, за которые оплата.

По итогам распределения обработка вычислит задолженность на конец сформированного отчетного периода и зафиксирует ее в документе "Задолженность по страховым взносам" на конец данного отчетного периода (если вы этот документ добавили в конфигурацию). Полученный документ используется в дальнейшем при формировании ИС за следующий отчетный период и т.д.

Итоговая задолженность в каждом таком документе должна совпадать с сальдо бухгалтерских счетов 69.2.2 и 69.2.3 на конец каждого отчетного периода с точностью до копейки. Это признак того, что вы правильно воспользовались обработкой.

После автоматического заполнения вы можете вручную откорректировать суммы взносов по сотрудникам на закладке "Пачки документов". В результате этих манипуляций может измениться конечное сальдо по застрахованным. Поэтому обязательно после ручных изменений во взносах сотрудников (начисленных или оплаченных) нажмите кнопку "Записать сальдо", чтобы зафиксировать в документе "Задолженность по страховым взносам" изменение сальдо.

 Алгоритм распределения уплаты по сотрудникам.

На основании выявленной задолженности на начало отчетного периода из суммы уплат за текущий период выделяются суммы для погашения задолженности старого периода. Доплаты могут оказаться равной задолженности (если организация не накапливает задолженность) либо меньше ее (если текущей оплаты не хватает даже для погашения долгов предыдущих периодов). Если заданы "первоочередники" и выбрана очередность распределения "Сначала задолженность и текущие взносы "первоочередников", затем задолженность и текущие взносы остальных", то доплата за прошлый период уменьшается на величину текущих начислений "первоочередников", на которую не хватает оплаты за текущий период. Соответственно, оплата за текущий период на эту величину увеличивается, она пойдет на погашения текущих начислений "первоочередников".

Распределение оплаты по сотрудникам производится в 4 последовательных этапа (если выбраны "первоочередники") или в 2 этапа (если они не выбраны):

1) Если выбраны "первоочередники", то полученная доплата распределяется, в первую очередь, на задолженность "первоочередников".

2) Оставшаяся доплата распределяется на задолженность остальных сотрудников (либо на всех сотрудников, если "первоочередники" не заданы).

3) Если выбраны "первоочередники", то оставшаяся сумма уплаты распределяется на "первоочередников", имеющих начисления в текущем периоде.

4) Оставшаяся сумма уплаты (если осталась) распределяется на начисления остальных сотрудников (или всех, если не выбраны "первоочередники") текущего периода.

Оплата на начисления текущего периода распределяются по коэффициенту наподобие штатного механизма ЗИК (Оплачено за текущий период / Начислено в текущем периоде), но при этом задействуется механизм балансировки копеек, который не позволит ошибкам округления накопиться в итоговой сумме. При этом этот механизм также не позволит отклониться рассчитанной сумме по сотруднику более чем на 1 копейку по сравнению со значением уплаты, рассчитанным точно по формуле.

Оплата на сальдо прошлого периода распределяется либо по коэффициенту (Доплачено за прошлый период / Сальдо за прошлый период) либо погашается в алфавитном порядке на полные суммы взносов сотрудников, насколько оплаты хватает - в зависимости от "Очередности распределения уплаты", заданной в "Настройках погашения". При этом также применяется механизм балансировки копеек.

Механизм распределения уплат данной обработки никогда не допустит переплату по сотруднику даже на 1 копейку.

Примечания.

В качестве даты зафиксированной задолженности в  обработке нужно указывать начало следующего периода. Напр. если задолженность зафиксирована документом 30.06.10, то дату ставим - 01.07.10.

Если нужно полностью задолженность восстановить из файлов ИС, то нужно в качестве "Даты зафиксированной в программе задолженности" поставить "01.01.2010" или "пусто".

Если нужно, чтобы задолженность взялась только из сохраненных в базе данных, то нужно в качестве "Даты зафиксированной в программе задолженности" поставить дату начала текущего отчетного периода (напр., если отчетный период "2-ое полугодие 2010", то дата - "01.07.2010"). Тогда файлы ИС анализироваться не будут.

При распределении оплаты при смешанных категориях застрахованных (общий режим + ЕНВД, наличие инвалидов) учитывается письмо (подчеркиванием текст выделен мною):

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 18 мая 2011 г. № 08-26/5304

ОБ АЛГОРИТМЕ ПРОВЕРКИСУММ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ ПО ИНДИВИДУАЛЬНОМУ ЛИЦЕВОМУ СЧЕТУ ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА

            Департамент организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц рассмотрел письмо Отделения ПФР и сообщает, что при обработке сведений индивидуального (персонифицированного) учета для их учета на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц в ПТК СПУ реализован следующий алгоритм проверки сумм начисленных и уплаченных страховых взносов по застрахованному лицу: суммы уплаченных страховых взносов (отдельно на страховую, отдельно на накопительную части трудовой пенсии) должны быть меньше или равны сумме начисленных страховых взносов (соответственно), нарастающим итогом, без учета категории застрахованного лица.
            Что касается вопроса отражения страхователями в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета сумм страховых взносов, уплаченных в 2011 году в счет погашения задолженности за 2010 год, в том числе страхователями, применяющими пониженные тарифы страховых взносов (например, представлявших сведения персучета за 2010 год с категорией "УСЕН"), то уплаченные страховые взносы отражаются в сведениях персучета без разделения на суммы платежей текущего отчетного периода и суммы доплат за предыдущие отчетные периоды (формирование отдельных пачек документов, в которых указаны суммы платежей текущего отчетного периода и суммы доплат за предыдущие отчетные периоды не требуется).
http://wwwl.rnk.ru/documents/strahovie_vznosy/document137378.phtml

Таким образом, нет необходимости учитывать сальдо и уплату в разрезе категорий. Т.е. категория для сальдо в документе «Задолженность по страховым взносам» не играет ни какой роли – у меня оставлено только «для красоты». Если в текущем периоде гасим задолженность, то неважно, на какую категорию ставить оплату в счет погашения задолженности, добавляем просто к оплате по той категории, на которой есть начисления в текущем периоде. Если у сотрудника начисления в текущем периоде по нескольким категориям, то эту доплату можно ставить на любую из этих категорий. Также как и оплату текущего периода можно ставить на одну категорию из двух, а по другой оставлять пустую оплату.

При создании обработки были взяты некоторые алгоритмы из разработки natalos "ЗИК 305 Выгрузка в ПФ. СЗВ-6. Разноска сумм (задолженности) уплаты по людям с учетом первого полугодия (xml файлов) Для организаций, задолженность которых погашена в 0 до 31.12.2010." http://avprog.ru/public/80677/, в частности, алгоритм чтения сведений СЗВ-6 из файлов XML, сбор данных в таблицу значений и вывод результатов в таблицу на экране.

Дополнительные настройки, не имеющие отношения к распределению уплат:

1) "АДВ 6-2 печатать с копейками" - удобно при отладке, чтобы сверить до копеек сумму начислений и уплат с бухгалтерией.

2) "Особые условия труда (по умолч.):" - это для льготных профессий - если не заведено штатное  расписание и не назначены сотрудникам надбавки за вредность, то в файлы ИС не выгружается код особых условий труда. Если в вашем предприятии этот код один и тот же для всех льготных профессий (напр., 27-2), то проставьте его здесь и он станет выгружаться в файлы и печататься на форме СЗВ-6-1.

3) "Сотрудников с неверными номерами страхового свидетельства выгружать" - бывает, что нужно скорее сделать выгрузку в черновом виде и увидеть распределение уплат, а люди с неправильными номерами не попадают в пачки и не дают увидеть общее распределение. Пользуйтесь, только не забудьте восстановить страховые номера проблемных сотрудников.

4) "Не использовать ОЗОИ вместо УСЕН (для периодов 2010 года)" - для совместимости при использовании релиза 309 ЗИК.

5) "Использовать НЕОПЛ вместо АДМИНИСТР" – при печати и выгрузке в файлы третий параметр доп. сведений ИТС «Администр» заменяется на «Неопл».

6) Добавлена отдельная обработка, которая проводит анализ сальдо по итогам 1-го и 2-го полугодия из файлов ИС (или на рубеже других отчетных периодов), которые сформированы в любой программе (не только ЗИК и даже не в 1С). Обработку можно запускать в любой базе 1С, она не привязана к метаданным.

7) Добавлена отдельная обработка, которая позволяет выгрузить сотрудников с вредными условиями труда в формате программы Перечень льготных профессий 3.1. За основу был взят ранний вариант обработки http://avprog.ru/public/73397/

ВНИМАНИЕ! Обработка готова для подготовки отчета за 4 квартал 2011 года (и последующих периодов) совместно с релизами ЗИК 309-326. 

Пошаговая инструкция для тех, кто пользуется обработкой впервые.

Для начала нужно в вашу конфигурацию ЗИК внедрить новый документ ЗадолженностьПоСтраховымВзносам. Документ ЗадолженностьПоСтраховымВзносам добавляйте в конфигурацию через буфер обмена посредством приложения ClipBrd.exe:
1) Открыть приложение "Папка обмена" (Пуск - Выполнить - ClipBrd.exe), выбрать пункт меню Файл - Открыть - ЗадолженностьПоСтраховымВзносам.CLP (либо дважды щелкнуть по файлу ЗадолженностьПоСтраховымВзносам.CLP, чтобы он открылся в Папке обмена)
2) Запустить конфигуратор для базы ЗИК
3) Открыть конфигурацию
4) Поставить курсор на метаданные Документы
5) Выбрать пункт меню Действия - Вставить
6) В метаданных появится новый документ ЗадолженностьПоСтраховымВзносам
7) Сохранить конфигурацию
Замечание: для Windows Vista /Seven эта инструкция может не работать :(

Документ ЗадолженностьПоСтраховымВзносам можно внедрить в конфигурацию (или обновить) через режим "Объединение конфигураций" с файлом ЗадолженностьПоСтраховымВзносам.md:
1) Запустить конфигуратор для базы ЗИК
2) Выбрать пунт меню Конфигурация - Обновить конфигурацию - выбрать файл ЗадолженностьПоСтраховымВзносам.md
3) Отключить все объекты метаданных нажав кнопку "Выкл. все" (обязательно!)
4) Поставить галочку напротив объекта Документы - Задолженность по страховым взносам (если этот объект не виден в списке метаданных, значит, вы его уже добавили в конфигурацию, и он содержит все последние изменения)

Примечание. Можете этот документ не добавлять в конфигурацию и не использовать его. Тогда при подготовке каждого очередного отчета для ПФР вам придется указывать моей обработке все файлы ИС, начиная с 1 полугодия 2010 года до отчетного периода.

Делаем отчетность за 2 кв 2011 (или другие последующие периоды):
1) Вводим документы "Расчеты по страховым взносам" во 2 кв 2011 году, в которых задаем суммы оплат - сколько оплачено во 2 кв 2011 - по выпискам банка за период апрель - июнь 2011 года. Если платили в апреле 2011 за март 2011 - заносим, если платили в ИЮЛЕ 2011 за июнь 2011 (или другой месяц) - не заносим. Можно оплату зарегистрировать даже одним документом за квартал без разбивки по месяцам, главное собрать всю сумму, оплаченную во 2 кв. 2011.
2). Запускаем данную обработку. На закладке Настройки поставьте галочку "Распределение уплат с учетом прошлого распределения", дату зафиксированной в программе задолженности поставьте "01.01.2010", укажите каталог с файлами ИС, в котором находятся файлы за 1-ое и 2-ое полугодие 2010 года и 1 квартал 2011 года.
3) На закладке "Пачки документов" нажмите "Заполнить" (если будет вопрос "Удалить и продолжить?" нажмите "Да"). Появятся пачки документов, суммы "начислено" заполнятся, суммы "уплачено" будут 0.
4) Нажмите кнопку "Заполнить суммы взносов". Обработка проставит суммы оплат по сотрудникам согласно описанному выше алгоритму и создаст (обновит) документ "Задолженность по страховым взносам", в котором сохранит сальдо на 30.06.11 (если вы этот документ добавили в конфигурацию). Это позволит распределить оплату по сотрудникам в 3 кв 2011 г без файлов ИС за предыдущие периоды.
5) В ходе работы обработка создаст поясняющие сообщения в табло сообщений и выдаст таблицу.
6) В принципе всё готово, можете выгружать файлы и сдавать отчет.

Если что-то не получилось, то полученные в п.5 сообщения и таблицу вышлите мне на е-мэйл.

Важное замечание. Вы используете разработку на свой страх и риск. Автор разработки не несет ответственности за возможную порчу информации.
Раз воспользовавшись данной обработкой, доверять дальше ЗИК распределять уплату без опции «Распределение сумм уплаченных взносов производить с учетом ранее переданных данных.» нельзя. Пойдет всё криво, т.к. у нее с ЗИКой разные алгоритмы.

Существует определенный регламент, который надо выполнить, чтобы отказаться от использования данной обработки и перейти обратно на штатный механизм распределения уплат в ЗИК. Этот регламент нужно соблюдать, если вы после перехода на штатный механизм НЕ намерены использовать опцию «Распределение сумм уплаченных взносов производить с учетом ранее переданных данных». При использовании же оной опции данный регламент выполнять не нужно.

1) Перед тем как переходить на штатный механизм ЗИК надо воспользоваться версией данной обработки не ниже 2.3.

2) Необходимо на закладке "Настройки" установить флажок "Включить режим совместимости распределения уплат со штатным механизмом ЗИК"

3) Распределить уплаченные взносы. Если доуплата за прошлый период полностью покроет задолженность прошлого периода (это условие соблюдается для большинства организаций, которые оплачивают взносы в срок или с задержкой не больше квартала), то со следующего отчетного периода можно отказаться от моей обработки и пользоваться штатным механизмом распределения уплат ЗИК (встроенной обработкой "Подготовка сведений для ПФР"). Если доуплата не закроет полностью задолженность прошлого периода, то нужно пользоваться данной обработкой в следующих отчетных периодах, пока это условие не наступит.

4) При выполнении условий п.3 со следующего периода можно пользоваться штатной обработкой ЗИК . Не забудьте в следующем отчетном периоде выделить из оплат текущего периода (квартала) оплату за предыдущий период в сумме равной задолженности, зафиксированной алгоритмом данной обработки в документе ЗадолженностьПоСтаховымВзносам с точностью до копеек (при отсутствии этого документа в метаданных конфигурации взять сальдо можно из итоговой таблицы, которая формируется обработкой при распределении уплаты). Данную задолженность зафиксировать одним из документов РасчетыПоСтраховымВзносам, дата которого - текущий отчетный период (за который используется штатный механизм ЗИК), месяц начисления - любой из предыдущего периода.

ИСТОРИЯ:

Обновление от 12.04.11 (версия 1.2):

1) автоматическое определение "Даты зафиксированной в программе задолженности по застрахованным" при смене отчетного периода
2) учитываются как ИСХОДНЫЕ, так и КОРРЕКТИРУЩИЕ файлы ИС (исправлена недоработка #3). При этом следите, чтобы в каталоге с файлами ИС не оказались одновременно с КОРРЕКТИРУЮЩИМИ сведениями ИСХОДНЫЕ (старые) за тот же период. Иначе получите задвоение сумм. Сочетание же ИСХОДНЫХ и КОРРЕКТИРУЮЩИХ за разные отчетные периоды допускается.
3) автоматический учет авансов по оплаченным взносам в следующих отчетных периодах (также в документ ЗадолженностьПоСтраховымВзносам добавлены реквизиты ПереплатаСтрах, ПереплатаНакоп) - исправлена недоработка #8
4) исправлена ошибка при переборе документа ЗадолженностьПоСтраховымВзносам  (см. пост #31 Blind)
5) исправлена ошибка, при которой сотрудник из прошлого периода для распределения уплаты мог попасть в пачку с инвалидами, а не в пачку с основной категорией

Обновление от 13.04.11 (версия 1.3):

6) Улучшен алгоритм распределения уплаты взносов на сотрудников: раньше могли оставаться нераспределенные копейки
7) исправлена ошибка определения пачки, в которую нужно добавить сотрудников из прошлого периода для распределения уплаты
8) при добавлении сотрудников из прошлого периода для распределения уплаты учитывается ограничение на размер пачки - 200. При переполнении создаются новые пачки

Обновление от 18.04.11 (версия 1.4 БЕТА):

 9) учет отрицательной задолженности (переплаты) по сотрудникам, ошибочно допущенной в прошлых периодах (из-за не использования данной обработки). Данный алгоритм содержит ошибки, версия 1.4 не рекомендована к использованию.

Обновление от 19.04.11 (версия 1.5 БЕТА):

 9) переписан алгоритм учета отрицательной задолженности (переплаты) по сотрудникам, ошибочно допущенной в прошлых периодах (из-за не использования данной обработки). Обработка пытается переплату прошлого периода распределить на начисления текущего периода, если начислений хватает. Иначе переплату переносит в конечное сальдо, чтобы пытаться распределить позже в будущих периодах (исправлена недоработка #5).

 Обновление от 20.04.11 (версия 1.6+):

 9) окончательно исправлена ошибка в алгоритме учета отрицательной задолженности (переплаты) по сотрудникам ;)
10) исправлены мелкие недочеты

 Обновление от 21.04.11 (версия 1.7):

11) по многочисленным просьбам пользователей реализован алгоритм, который при распределении оплаты текущего периода в первую очередь закрывает оплатой уволенных в текущем периоде и физических лиц (договорников), оставшуюся оплату по коэффициенту распределяет на остальных сотрудников (исправлена недоработка #9). Изменено описание алгоритма в описании разработки.

 Обновление от 25.07.11 (версия 1.8):

12) Обработка обновлена до версии релиза ЗИК 313.
13) В настройках добавлен флаг "Не использовать ОЗОИ вместо УСЕН (для периодов 2010 года)", позволяющий отключить не принятый проект постановления Правления ПФ.

 Обновление от 28.07.11 (версия 2.0 Бета):
14) полностью изменен алгоритм распределения, добавлен режим "совместимости" со штатным механизмом ЗИК, добавлена закладка "Настройки погашения". На новой закладки находится управление порядком погашения задолженности (основано на пожеланиях пользователей). Добавлено погашение задолженности по общему коэффициенту.

Обновление от 29.07.11 (версия 2.1):
15) Изменения в интерфейсе, исправлены ошибки.
16) Добавлены новые настройки погашения взносов.

Обновление от 01.08.11 (версия 2.2):
17) Добавлены новые настройки погашения взносов.

Обновление от 03.08.11 (версия 2.3):
18) Исправлены мелкие ошибки.
19) Добавлена возможность сохранять сальдо после ручных изменений (исправлена недоработка #7).
20) В документ "Задолженность по страховым взносам" добавлен реквизит ОбособленноеПодразделение; отрицательные суммы выводятся "красным".

Обновление от 11.08.11 (версия 2.4):
21) Проводится диагностика необходимости учета переплаты на начало текущего периода при чтении из файлов XML.
22) В списке "Порядок первоочередного погашения начисленных взносов уплаченными" работающий пенсионер выявляется на конец следующего отчетного периода.
23) Исправлена ошибка, связанная с обработкой переплаты на конец отчетного периода.

Обновление от 21.10.11 (версия 2.5):
24) учитывается распределение уплат в случае обособленных подразделений (в документе «Задолженность по страховым взносам задействован реквизит «Обособленное подразделение», при необходимости обновите этот документ из поставки моей разработки)
25) учитываются смешанные налоговые режимы: ОСНО+ЕНВД, инвалиды и пр.
26) исправлены мелкие недочеты в интерфейсе

Обновление от 24.10.11 (версия 2.6):
27) незначительный рефакторинг кода

Обновление от 26.10.11 (версия 2.7):
28) исправлена ошибка, приводящая к задвоению сотрудников в пачках при распределении уплаты

Обновление от 26.01.12 (версия 2.8):
29) Обработка обновлена до версии релиза ЗИК 320.
30) Для опции штатного механизма «Распределение сумм уплаченных взносов производить с учетом ранее переданных данных» устранены недоработки: 1) при проверке наличия переданных данных сообщается период, с которого должны быть загружены эти данные; 2) в случае обнаружения переплат в переданных данных выводится список сотрудников с переплатами и суммами переплат (почему само ЗАО "1С" этого не сделало остается загадкой).
31) При заполнении формы «СЗВ-6-3» в форму включаются и отрицательные суммы начислений (чтобы можно их было увидеть и исправить).
32) При загрузке файлов XML появилась возможность собирать файлы и из вложенных подкаталогов (флажок «включая подкаталоги»). Бывает полезно, если файлы сгруппированы по каталогам в зависимости от отчетного периода (квартала). Изменение предложил Gagarkin Valery.
33) кнопка «Записать сальдо» ушла на закладку «Настройки», т.к. на прежней закладки ей не хватило места. Появился флажок «не записывать автоматически». Установка флажка позволяет не сохранять сальдо в документе «Задолженность по страховым взносам» после распределения уплаты нажатием кнопки "Заполнить суммы взносов". В этом случае сальдо нужно записать принудительно, нажав кнопку «Записать сальдо».

Обновление от 28.01.12 (версия 2.8+):
34) исправлена ошибка в процедуре ЗаполнитьСуммыВзносов, приводящая к невозможности расчета при альтернативном распределении уплаченных взносов.

Обновление от 20.04.12 (версия 2.9):
35) обновление под новые формы ПФР (с 2012 года). Предназначена для работы в ЗИК 324. С более ранними версиями ЗИК работать не будет. (Для работы с предыдущими релизами ЗИК используйте версию обработки 2.8).

Обновление от 11.07.12 (версия 2.10):
36) Обработка обновлена до версии релиза ЗИК 326 – исправлена ошибка при расчете взносов при превышении Предельной величины базы страховых взносов. Предназначена для работы в ЗИК 324-326. С более ранними версиями ЗИК работать не будет. (Для работы с предыдущими релизами ЗИК используйте версию обработки 2.8).
37) На закладке «Настройки» добавлен флажок "Использовать НЕОПЛ вместо АДМИНИСТР" – при печати и выгрузке в файлы третий параметр доп. сведений ИТС «Администр» заменяется на «Неопл».

Обновление от 15.01.13 (версия 2.11):
38) Обработка обновлена до версии релиза ЗИК 331 - изменения в заполнении формы СЗВ-6-3 (Сведения о сумме выплат) для 2012 года.

Обновление от 24.04.13 (версия 2.12):
39) Обработка обновлена до версии релиза ЗИК 335 - формирование уплаченных взносов для форм СЗВ-6-4. Согласно разъяснений ПФР уплаченные взносы заносятся на ИЛС застрахованного без разделения на виды договоров: Трудовой и Гражданско-правовой. В связи с этим распределение уплаты учитывает сальдо по застрахованному лицу в целом без учета видов договоров, уплата взносов относится на имеющийся в текущих начислениях застрахованного лица вид договора. В случае наличия в текущем квартале у застрахованного лица начислений по двум видам договоров вся уплата отнесется к первому виду договора, что не является ошибкой при приеме сведений в ПФР. (Аналогичная ситуация была в 2011 году при распределении уплат при наличи у застрахованного начислений по разным категориям НР и УСЕН согласно письма ПФР от 18 мая 2011 г. № 08-26/5304).

Обновление от 25.04.13 (версия 2.13):
40) Исправлены ошибки при альтернативном распределении уплаты [спасибо ondul и harutyunb]
41) Обработка обновлена до релиза ЗИК 336.

Обновление от 26.04.13 (версия 2.13.1): 
42) Исправлена ошибка при формировании доп.сведений о стаже (третий параметр) [спасибо Agema]

Обновление от 05.07.13 (версия 2.14):
43) Обновление до релиза ЗИК 338 (исправлена ошибка нумерации месяцев для пачек СЗВ-6-4)

Список недоработок предыдущих версий:

1) [ИСПРАВЛЕНО 21.10.11] не учитывается распределение уплат в случае обособленных подразделений

2) [ИСПРАВЛЕНО 21.10.11] не учитываются смешанные налоговые режимы: ОСНО+ЕНВД, инвалиды и пр.

3) [ИСПРАВЛЕНО 12.04.11] не учитываются корректирующие индивидуальные сведения

4) [СНЯТО 28.07.11] коэффициент распределения берется в целом за отчетный период, а не помесячно

5) [ИСПРАВЛЕНО 19.04.11] не знаю, как себя поведет обработка в случае ошибочной отрицательной задолженности (переплаты) по сотрудникам в предыдущие периоды

6) [ИСПРАВЛЕНО 28.07.11] распределение уплат п.1 алгоритма не учитывает текущих сотрудников (начисления 0, а стаж есть)

7) [ИСПРАВЛЕНО 03.08.11] Документ ЗадолженностьПоСтраховымВзносам заполняется, не учитывая ручные изменения, сделанные после автоматического распределения уплаты.

8) [ИСПРАВЛЕНО 12.04.11] Не учитывается переплата за прошлый период, которую нужно распределить на начисления текущего периода

9) [ИСПРАВЛЕНО 21.04.11] По выбору пользователя при распределении уплаты по сотрудникам первоочередно закрывать оплатой уволенных в текущем периоде, затем работающих (имеющих начисления) - (пожелание timurei, см. пост #28)