Как вы проводите инвентаризацию? #622797

Провели неделю назад инвентаризацию, что то оприходовали, как излишки. Сейчас смотрят остатки, а там теперь недостача на количество этого оприходования. То есть в момент проведения инвентаризации кто то распровел или изменил какой то документ и получилась такая ситуация. У шефа вопрос: как можно так работать, ведь у людей недоверие к программе. Я смог предложить только проводить инвентаризации в закрытых периодах. Это единственный выход? Или как то еще проблема решается?

Найти виновного и устроить показательную порку. Нет порядка - нет учета. Лучше всего попробовать взыскать недостачу с МОЛ - они быстренько сами найдут виновного методом терморектального криптоанализа и сами попросят обрезать всем права на складские документы.

До инвентаризации закрываются максимально все вопросы. Проводится инвентаризация. Выставляется штатными инструментами запрет изменений по дату инвентаризации. enjoy

И ЕСТЕСТВЕННО. первый вопрос к тому КТО ВЕДЕТ УЧЕТ В СКЛАДС КО ЙП РОГРАММе. он чем думает и что делает?

с песнями, шутками, гармонью.. а потом все в сауну до утра )))

Перед созданием документа инвентаризация (в самописке) задается куча вопросов и предупреждений о том, что документы "до ..." нельзя будет ни записать, ни тем более перепровести. И вообще документ проведен - все. Закрыт от изменений. Все корректировки только корректирующими документами. С указанием причин, ответственных и прочая...

У нас просто перемещают весь товар который считает на склад "инвентаризации" делают инвентаризацию списание/оприходование и результат помещаем на основной склад

Понятно, то есть в любом случае все сводится к закрытию  периода.

Склад то большоЙ ? Естественно сложно проводить инвентаризацию в рабочем процессе, но самый лучший вариант это инвентаризировать номенклатуру при достижении какого-то минимального остатка и проще и без отрыва от производства. Но еще лучше иметь WMS с адекватным админом !

А у шефа нет недоверия к людям у которых недоверие к программе ?

Не очень большие склады. А у нас на определенного человека повесили функцию случайной инвентаризации, она каждый день рандомно выбирает магазин, приезжает туда и рандомно инвентаризирует несколько стелажей. В таких условиях хотят чтобы как наинвентаризировали, такие остатки и оставались.

Меня попросил найти людей, которые меняли документ, а у меня только ночные копии и куча всяких движений в журнале регистрации и тормозной отбор по этому журналу. Я щас нашел, кто менял документы, но следующий раз могу ведь и не найти, например кто нибудь в документ строчку добавит, через пол дня уберет, этого я уже не найду.

Имя создавшего и последнего проводившего документ - фиксировать в реквизитах вместе с датой и временем (фактическим). Вывешивать на формах журналов. Очень помогает.

если нужно по быстрому - на каждый ОС приклеить штрих и обход с буком и сканером как нефиг делать!!!

А толку? Эти документы за прошедшую неделю могли еще раз 5 поменять. Что в таком случае мне даст имя проводившего?

Причем здесь штрихкоды и сканер?

Тогда у вас не учет, а ХренПоймиЧего. Ты еще скажи, что вы можете задним числом приход править. Заодно намекни хозяину за учет себестоимости. Не, ну а че? Поставили сто штук по 10 руб. Поставщику отдали 800. А что б касса шла на следующий день цену установили в 8. 200 руб - профит.

А всем хочется проводить, править и удалять документы задним числом, но при этом удивляются, почему остатки такие нестабильные.

ну так ты там кто? есть программа. есть определенная методика ее использования для получения "правильных" результатов. отсюда: 1. либо вы придерживаетесь методики и живете нормально 2. либо вы пишете нетленную самописку, которая учитывает все возможные хотелки 3. либо используете как есть сейчас - то есть подаете на вход гуано, на выходе имеете гуано. (тут тебе самое главное - совершенно четко дистанционироваться от ВЕДЕНИЯ УЧЕТА В ТАКОЙ ПРОГРАММЕ и ответов на вопросы кто/что/как. Твой о твет = один: не знаю, это не моя компетенция идите нахрен)

Аргументы мне в противовес: мы будем отказывать клиентам в выписке реализаций задним числом и будем терять лояльность клиентов.

+ Вроде пытались до меня ввести запрет на введения документов задним числом, не взлетело.

Это как? Пришел клиент, а отгрузите мне товар прошлым месяцем?

Практически да. Прошлым месяцем редко, конечно, но прошлой неделей запросто. Постоянные клиенты, я так понял, прогибаются под них.

если магазин  - то гиблая затея до закрытия проводит интентаризацию..

МагазинЫ

так, еще хуже.. небось, с распределительного склада гоняют по магазинам..

Есть распределительный склад, из него и по магазинам и по безналу отгружают.

в одном магазине, не в самом, конечно, активном режиме - месяц выверяли и сводили... в первый раз трижды народ пересчитывал водку, ни разу результаты не сошлись. При том, что магазин был закрыт.

Об изменениях документов - а в каких типовых сейчас нет версионирования? В УПП мне оно очччень помгает мордой тыкать зверей...

Водку наверно вообще тяжко считать :)

БП 2.0 УТ 10.3

к

особых проблем не было за исключением достаточно большой номенклатуры))

Мда? Ну, звиняйте, с такими не работал...

Схема 1 1) Проводится инвентаризация, вводится документ "Инвентаризация" (но не проводится), где указываются фактические остатки. 2) Происходит разбирательство, почему фактические остатки не совпадают с учётными (по базе), вводятся недостающие документы, исправляются ошибочные документы. 3) Устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до документа "Инвентаризация" (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период), учётные остатки на момент инвентаризации фиксируются в бухгалтерии как окончательные. В случае разногласий между бухгалтерией и МОЛ по поводу этих остатков происходит возврат к пункту 2. 4) Проводится документ "Инвентаризация", при проведении приходуются излишки и списывается недостача. Схема 2 1) Устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до дня инвентаризации (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период). 2) Проводится инвентаризация, на начало дня вводится и проводится документ "Инвентаризация", где указываются фактические остатки, при проведении приходуются излишки и списывается недостача. 3) Происходит разбирательство, почему фактические остатки не совпадают с учётными (по базе). 4) Отменяется проведение документа "Инвентаризация", вводятся недостающие документы, исправляются ошибочные документы, в том числе сам документ "Инвентаризация", после чего он опять проводится - всё это делает администратор (пользователи в этом процессе не участвуют), учётные и фактические остатки на момент инвентаризации фиксируются в бухгалтерии как окончательные. Схема 3 1) Проводится инвентаризация, вводится документ "Инвентаризация" (но не проводится), где указываются фактические остатки. 2) На основании документа "Инвентаризация" автоматически вводятся и проводятся документы "Оприходование товара" и "Списание товара", где указываются излишки и недостача на основании разницы учётного остатка (на момент "Инвентаризации") и фактического остатка (по документу "Инвентаризация"), при проведении этих двух документов приходуются излишки и списывается недостача. 3) Происходит разбирательство, почему фактические остатки не совпадают с учётными (по базе), вводятся недостающие документы, исправляются ошибочные документы. 4) Если в процессе пункта 3 не было исправлений, то учётные остатки на момент инвентаризации фиксируются в бухгалтерии как окончательные и устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до документа "Инвентаризация" (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период), в противном случае отменяется проведение документов "Оприходование товара" и "Списание товара", после чего происходит возврат к пункту 2. 5) Если в дальнейшем обнаруживается, что учётные остатки на момент "Инвентаризации" не соответствуют зафиксированным в бухгалтерии, то по этому поводу происходит разбирательство и администратор исправляет ошибочные документы. Схема 4 1) Проводится инвентаризация, вводится документ "Инвентаризация" (но не проводится), где автоматически заполняются учётные остатки (в документе) и указываются фактические остатки. 2) Происходит разбирательство, почему фактические остатки не совпадают с учётными (по документу), вводятся недостающие документы, исправляются ошибочные документы. 3) Устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до документа "Инвентаризация" (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период), учётные остатки (по документу) фиксируются в бухгалтерии как окончательные. 4) Происходит разбирательство, почему учётные остатки по документу не совпадают с учётными остатками по базе, администратор исправляет ошибочные документы. 5) Проводится документ "Инвентаризация", при проведении приходуются излишки и списывается недостача. Схема 5 1) Проводится инвентаризация, вводится и проводится документ "Инвентаризация", где указываются фактические остатки, при проведении приходуются излишки и списывается недостача, а также устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до документа "Инвентаризация" (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период). 2) Происходит разбирательство, почему фактические остатки не совпадают с учётными (по базе), вводятся корректирующие документы после документа "Инвентаризация". Схема 6 1) Проводится инвентаризация, вводится и проводится документ "Инвентаризация", где указываются фактические остатки, при проведении приходуются излишки и списывается недостача, а также устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до документа "Инвентаризация" (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период). 2) Если в дальнейшем возникает необходимость ввести недостающие или исправить ошибочные документы до документа "Инвентаризация", то вводятся корректирующие документы после документа "Инвентаризация". Схема 7 1) Проводится инвентаризация, вводится документ "Инвентаризация" (но не проводится), где указываются фактические остатки. 2) Все ходят и ржут, что обнаружена миллионная недостача, и совершенно нереально разобраться, откуда она взялась, поскольку объём документооборота и ассортимент в этом месте хранения превышают все мыслимые пределы. 3) Устанавливается запрет изменений на все документы по этому месту хранения до документа "Инвентаризация" (в том числе запрет на ввод новых документов в этот период), учётные остатки на момент инвентаризации фиксируются в бухгалтерии как окончательные, проводится документ "Инвентаризация", при проведении приходуются излишки и списывается недостача. 4) Если в дальнейшем возникает необходимость ввести недостающие или исправить ошибочные документы до документа "Инвентаризация", то администратор исправляет ошибочные документы и перепроводит документ "Инвентаризация", а учётные остатки на момент инвентаризации фиксируются в бухгалтерии как "окончательные" взамен предыдущих "окончательных". 5) В дальнейшем происходит возврат к пункту 1 либо закрытие этого места хранения. 1) Проводится инвентаризация... 2) Все смываются. 3) Место хранения закрывается.

читай пункт , подпункты 1,2,3. Если сделан микроскоп - методика его использования не предполагает забивания гвоздей. Нет впринципе можно и микроскопом забивать гвозди.  но тогда БУДЬТЕ ДОБРЫ !!!!РЕГУЛЯРНО ТАРТИТЬСЯ НА РЕМОНТ МИКРОСКОПА!!! - нанимайте в штат товароведа-учетчика - который зашибись знгает программу и который будет сидеть и постоянно "чинить микроскоп". или делайте микроскоп для забивания гвоздей - но есть мнение, что витоге получится что-то похожее на молоток.

На момент инвентаризация базы переводились в режим только чтение.

Как-то один друг мне сказал: "Автоматизированный бардак работает в два раза эффективнее". Тут только воспитывать, иначе будет как в моем случае - завелась привычка специалиста свою некомпетентность скрывать фразой "я же не программист все знать".

Там просто без пол-литры не разберешься, поэтому результат  подсчета водки был всегда разный

во всех этих схемах не учтено, что магазин розничный, и механизм работы кассы: если режим он-лайн - то это одно, если офф-лайн, то уже будет атас полный, если инвентаризация проводилась не после закрытия магазина... таки ж, инвентаризацией занимались люди, которые по различным причинам пол-литра находилась под запретом

Ничего не поняла - при чём тут режим работы кассы? Первая схема как раз в рознице применялась - на время инвентаризации отдел закрывался (то есть продажа не проводилась). Шестая, седьмая схемы - тоже из розницы.

искать виновных причем серьезно) примерная такая же ситуация, гл. бух бьет по своему оприходует и списывает, на складе тоже корректируют остатки, и вообще полный п***ц. А потом мне орут программа не фурычит...

тогда ключевое "отдел закрылся"... если отдел закрылся, то тогда никакахи проблем нет.. в случае, если инвентаризацию провести в работающем отделе розничного магазина, и результаты продаж придут в конце дня, то свести инвентаризацию практически невозможно.

Ну, это как бы само-собой очевидные вещи. ;-) Хотя резонное замечание. Можно, конечно, организовать инвентаризацию и одновременно с продажами, но это столько хлопот, что проще уж на день закрыть отдел.

У вас должна быть бумага с подписями. Это если нужно откуда восстановить. А так поставь версионирование и вой пройдет

В бланке формы ИНВ-3 имееется вот такая надпись. К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою ( нашу ) отвественность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.                                                                                                                                                                                                                                                                                         Предложение закрывать периоды полностью - вполне разумно, а вот шефу, после вот таких его слов >У шефа вопрос: как можно так работать, ведь у людей недоверие к программе. неплохо было бы подумать, что складские попросту искусственно создают недоверие к программе, плодами которого потом и будут пользоваться, валя все расхождения на нее. Мне, например, доводилось такое наблюдать.

Появилась у меня только что идея, хоть и немного бредовая, но позволит выйти из ситуации, по моему: Если перед каждой такой оперативной инвентаризацией делать на горячую копию базы, а потом при каких либо вопросах смотреть все косяки в этих копиях.

Оно нигде не взлетит. Как только документ провелся и прошла секунда - это уже заднее число. А манагеры, зачастую, сначала проводят, а потом начинают исправлять.. да что я говорю - "зачастую". ВСЕГДА.

у меня архивируются базы на каждый день, помогает. Но виновные, как правило, тянут загадочно - "а-а-а-.." и уходят, и никто ничего им не делает.

У меня тоже каждую ночь архивируются, этого в этот раз не хватило, кто то распровел документ на пол дня, в этот момент сформировали остатки. Если бы я копию сделал перед этой инвентаризацией, было бы все намного проще.

ну, если добавить дополнительную архивацию перед инвентаризацией - как по мне - это здравая идея. Сам воспользуюсь. От лишних пары гигабайт архива кроме пользы - вреда никакого.

да развели вас с шефом как лохов.. Ага, документ мы "забыли" провести или "случайно" распровели..  Да они тупо подкорректировали документы, чтобы недостачи не было, вот и всё. "Недоверие программе".. Сколько раз такое "недоверие программе" сводилось к банальным махинациям с целью подчисить остатки. Пусть бухгалтерия проверяет все документы.

Да проверили все, бух одна на пол дня распровела и в эти пол дня провели инвентаризацию.

Я бы к вам кладовщиком-программистом пошел, правда оборот бы посмотреть.

Значит бух - в доле. :) Во всём, что касается материальной ответственности - должна действовать презумпция виновности.

У нас тоже кладовщики усердно не доверяли программы :) До уголовного дела на них :)

А ты что там это время делал?

Варианты ответа?

версионность добавь. Снимает КУЧУ вопросов. Проблемы с инвентаризацией тогда, когда нет материально ответсвенных или правил на фирме. Надо с этого начать. Это уже от шефа зависит.