Выбор системы электронного документооборота, базы знаний ... #675968

Здравствуйте. Назрела необходимость выбора системы электронного документооборота. Давненько как-то интересовался этим,но уже много воды утекло, все поменялось.. Требования пока толком не ясны, но однозначно должны быть: 1. Механизм настройки-создания бизнес-процессов, чтобы для этого не нужно было ковырять сотни строк кода. В идеале - какой-то визуальный редактор, минимум программирования. 2. Наличие русского интерфейса с живым форумом-сообществом пользователей. 3. Невысокая цена (понятие растяжимое но все-же), однозначно не пол миллиона. пользователей порядка 100 4. Наличие быстрого веб-доступа к функциям. 5. Возможность ведения базы знаний 6. Доступ к базе из мобильных устройств (андроид,айфон) приветствуется. 7. Связь с почтой. Тут мне трудно что-то описать что да как должно работать, хотелки вида: "при поступлении задачи" чтобы отсылалось письмо адресату и тп.. Или был робот, раскидывающий письма и вносящий их в систему по каким-то правилам. 8. Возможность организации системы helpdesk-а для IT-отдела и не только для IT. По науке конечно многие эти пункты прекрасно выделяются в отдельные ветки автоматизации: helpdesk, базы знаний, корпоративный портал какой-то, системы просто документооборота, багтрекеры и тп.. В первую очередь важен документооборот, потом база знаний, потом все остальное.. Возможно это какая-то модульная система, где каждый модуль при покупке будет давать свой функциональность. Пока копаю в сторону наудок, итилиум, СЭД "Корпоративный документооборот" ... С битриксом возились- не понравилось. Реально ли совместить все эти хотелки в неком целостном продукте ? Может есть ссылки на профильные форумы и тп.. Поделитесь опытом ..

В догонку: наличие демо-версии очень приветствуется.

сорри, это только база знаний

"Механизм настройки-создания бизнес-процессов, чтобы для этого не нужно было ковырять сотни строк кода. В идеале - какой-то визуальный редактор, минимум программирования. " отталкивайся именно от этого требования,оно по-сути самоеважное,как ты и написал. Я бы к этой присмотрелся. Плюсы: Программа поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:     Автоматизация бизнес-процессами с возможностью настройки их видов в визуальном редакторе     Средства для построения внутренней системы технической поддержки HelpDesk     Средства расчета и управления ключевыми показателями эффективности KPI     Средства автоматизации документооборота и учета договоров     Механизмы интеграции с другими решениями на базе "1С" Еще неплохая

По опыту могу сказать,что сначала надо подготовить благодатную "почву". Я когда начинал внедрять такие системы в организациях,то первое что бросалось в галаза-самих бизнес-процессов по-сути не было в организации.Т.е. не на что было натягивать информационную систему.Получалось,что в процессе внедрения БП в организации как раз выстраивались и формализовались в регламент.

А как сейчас ведется база знаний? Регламентированы ли сейчас процессы документооборота? В каком состоянии процессы хелпдеска? Или опять есть желание поставить программную систему, и за счет этого решить все проблемы? Если так, то вероятность успеха практически равна нулю.

Странно, что забыли.

Не знаю, пройдет ли по цене, но вот хорошая система: Еще надо учесть, что на 100 пользователей любую систему потребуется внедрять. И по затратам это обычно в 1,5-2,5 раза больше, чем стоимость самой системы (зависит от количества хотелок, под которые систему потребуется дорабатывать).

сейчас база знаний никак не ведется. документооборот регламентирован, но не особо. тут можно поиграться. хелпдеск сейчас на бумажных заявках. дороговат этот директум ответившим спасибо за ссылки.. Еще с удовольствием послушаю что скажите..

Лотус, там все это реализовано... :)

чет я не пойму.. и 1С-ITIL это одно и то-же или нет?

пообщайтесь с ними, может найдете вариант, когда цена устроит. Насколько я знаю, многие покупают лицензии не на всех сотрудников: контролируется только количество одновременно работающих, так что реально в 2-3 раза меньше лицензий использовать.

+1. Но это только платформа. К базе знаний нужен администратор информации. Отслеживать актуальность информации и т.д. Электронный документооборот увеличивает расход бумаги. Все делают копии на бумажном носители :) Хелпдеск можно и бесплатно автоматизировать если есть windows server 2008 или более поздний. Ставишь туда SharePoint foundation  и все. :)

у вас СЭД корпоративный документооборот по указанным требованием 100 пользователей просто не вывезет P.S. По опыту - проблемы с правами, проблемы с нумерацией, проблемы с задачами и бизнес-процессами - собственно со всем, для чего он обычно берется. Правда мы хелп-деск не используем

Я бы не стал все лепить в одну кучу. Мухи отдельно - котлеты отдельно.

1С:Документооборот КОРП остальное - оцтой..

Почему "100 пользователей просто не вывезет" ? коряво все написано или что ? По поводу проблем с правами и тп.. Как разработчик реагирует на ошибки ? исправляет оперативно или как ? Если не трудно, скажите почему такое категоричное мнение, что 1С: Документооборот супер, все остальное плохо.. Действительно, интересно очень. Правильно ли я понимаю, что официальной демки 1С:Документооборот-а не существует ?

Как не существует? Есть и Корп. и Проф. конфигурации, при чём с полным функционалом, не обрезанным. На дисках ИТС есть, ну и в интернете на некоторых ресурсах)

Проблемы с правами есть, но дело даже не в них - сложности начинаются при одновременной работе более 15 пользователей Хронология нашего большого опыта работы в этой программке (иначе назвать сложно) Первые проблемы у нас были при  15+-5 пользователях - они заметили существенное замедление работы базы. Отлаживаешь, находишь бесконечный цикл, пишешь разработчику, те ставят заглушку. Затем разработчики добавляют какой-нибудь мега-функционал, начинают вываливаются ошибки о нехватке прав, опять пишешь разработчику, те ошибку не признают - это ваша проблема, разбирайтесь сами, у нас все работает (ага, тестируют все в базе с 5-6 документами и 1-м пользователем с полными правами, конечно, все работает). Опять самостоятельно отлавливаешь проблему, пишешь еще раз, что "вы вот тут не дали прав на свой новый мега-функционал", те "точно, сейчас добавим". Находишь некорректную выдачу задач - задачи выдаются пользователям, помеченным на удаление, пишешь, исправят. Сейчас вот столкнулись с задвоением номеров документов. При одновременной записи документов 2-мя пользователями, номера задваиваются, затраиваются, зачетверяются :) Ведь вполне адекватное желание, чтобы номера автоматически выдавались друг за другом, без скачков и повторений. Это реализовано практически во всех конфигурациях. Написали разработчику, те добавили очередной "мега-функционал" - теперь документ может записать только 1 пользователь, все остальные должны любоваться сообщением "номер не уникален". При этом нет никакой возможности сохранить документ. Естественно, это не выход - сейчас у нас выкладывается в базу в среднем 250 документов в день. Как объяснить пользователю, что он должен перебивать документ по нескольку раз, потому что номером документа уже "застолбил" Иванов/Петров/Васечкин? На это мы вообще получили ответ "То  что вы не хотите оплачивать расширение функционала не значит что он должен быть реализован. Некоторые время назад вами уже были заказаны и так и не оплачены другие работы по расширению функционала." Это бред - мы не просили расширения функционала, лишь исправить ошибки в их мега-системе. Врядли мы должны платить за найденные бесконечные циклы, отсутствие прав, и прочие недоработки - непосредственная обязанность любого разработчика тестировать то, что он пытается внедрить, а тем более продавать. И ранее вопрос об оплате не вставал ни разу, сейчас же они заявили, что это было "неоплаченное расширение функционала" Если вы готовы к бесконечному тестированию работоспособности и техподдержки, упорно долбящей "у нас все работает, смотрите все у себя" (несмотря на то, что ошибки легко воссоздаются в их демо-базах) - тогда это ваша система, и да терпения вам PS Не люблю обсуждать чужой код, но здесь...комментарии в коде весьма редки - о стандартах оформления модулей они не слышали. Разберись сам, что за уникальные процедуры-функции с невнятными названиями и  зачем нужны они

ну нельзя быть таким тупым со стажем на мисте 7 лет.. хоть раз то про но услышал бы..

мнение категоричное потому что документооборот в компании это в первую очередь не написанные на коленки три бизнеспроцесса типа "согласование" и "поручение" с проблемами типа   а методики работы... и желательно еще подтвержденные различными официальными гостами и прочими методическими источниками изучаемыми в соответствующих заведениях... читать с абзаца "Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с ..." у типового документооборота с этим хорошо. систему пишут люди для которых "документооборот" означает не только "прием и регистрация секретаршей факсов и подпись обходных листов в офисе".. а "типа документооборот" сляпанный на коленке очередным автоматизатором очередной гамноконторы и выдаваемый за псевдотиповое "решение для всех" - это все кал..  завсегда будут проблемы ибо нет методик и все написано под частные задачи частных контор.. что то типа самописной бухгалтерии :) вроде да, есть счета, аналитика и даже оборотка.. но в целом методики не соответствуют ПБУ и прочим НК зы: до кучи, по 1С:документообороту есть куча литературы причем как практической "как работать в программе" так и методической "что такое документооборот и как его организовать чтобы контора работала эффективно" + до кучи по 1С:документообороту есть курсы как для админов системы так и для пользователей с возможностью сертифицироваться..

Спасибо за ответ. но вот хамить не нужно, это Вас совсем не красит.

Учитывая сообщение №17 от уважаемой Ponaroshku вынужден включиться в дискуссию. С этим клиентом действительно есть ряд разногласий: 1. Это предпрятие хотело что бы мы выполнили ряд работ которые не входят в коробочную версию. Мы пошли им на встречу в 2012 году и сделали это. В итоге вместо благодарности получили новые "хотелки" и посты на этом форуме. 2. Новые хотелки заключаются в доработке коробочного продукта, т.е. внесения изменений в общую поставку для всех клиентов, а не в их конкретный экземпляр. Их не устраивает назначение номеров корпоративных документов, они хотят что бы пользователям выдавались вопросы и предложения о том, что нужно делать когда такой номер уже занят. Клиенту предложили (учитывая пункт 1) составить подробное ТЗ и оплатить работу. Вместо этого получили какой то многостраничный документ и угрозу жаловаться "начальству" :-) 3. Производительсть любой конфигурации 1С зависит от варианта размещения базы данных, в файловом режиме произодительсть RLS очень низкая. Механизм прав доступа взят из "1С:Библиотека стандартных подсистем" и производительность прав доступа примерно одинакова во всех конфигурациях. Чем сложнее вы настраиваете RLS, тем сложнее обрабатывать базу данных. Подробное описание механизма прав доступа: 4. У нас есть предприятия с несколькими сотнями одновременно работающих пользователей, есть множеств положительных отзывов о системе, а также о качестве технической поддержки (все в открытом доступе на нашем сайте). Если у кого то есть вопросы по продукту или по качеству нашей работы, пожалуйста, звоните на мой сотовый +7 922 29-50-532 С уважением, Русаков Григорий, руководитель продекта СЭД "Корпоративный документооборот".

Есть бесплатная community edition у платной доступ в облако и клинеты на ведроид и ойфон. Сообщество активное документации много.

возражение по большому счету - не по существу имхо У   нигде не говорилось, что проблемы возникают в доработках, сделанных по их ТЗ и отличающихся от коробочного продукта. Из поста   лично я для себя сделал вывод что речь шла о проблемах коробочного решения и проблемах возникаемых после типовых обновлений. 2. совершенно неясно, почему ДОЛЖНО выдаваться что делать при задвоении номеров документов..? - такие проблемы могут быть только в том случае, если алгоритм формирования номеров документов сильно извратен и автоматом не поддерживается коробочным решением. - это так у ...? Про файловый варинт базы - м.б., так как неясно какой вариант у

> есть множеств положительных отзывов о системе - это в общем случае весьма расплывчатое. Положительные отзывы могут даваться теми, кто не работает вполтную и не сопровождает плотно систему. Как пример: недавно ездили на склад, смотрели работающее решение WMS - отзывы положительные. Да, вроде все работает. Посмотрел на ТСД - да, работает, но то как работает/сделано - свидетельствует о том, что либо денег не было сделать как надо, либо народ кто заказывал - не имел представления как надо (сборщика спрашиваю - удобно работать? ответ - нет!!!, но отзывы - положительные).

система должна дать тот результат, ради которого ее приобретали. Приобрели ради отката и получили его - положительный отзыв. Приобрели ради получения каких-то отчетов для топов и получили их - положительный отзыв безотносительно к удобству персонала, вводящего данные в систему. Приобрели для упрощения жизни набивашкам и смогли разгрузить операторов - отзыв положительный, вне зависимости от аналитического функционала и прочего. Ну и наоборот. Кажется все честно, не?

угу, только при этом вообщем-то подразумевается и нормальная работа в типовых условиях. . а Затем разработчики добавляют какой-нибудь мега-функционал, начинают вываливаются ошибки о нехватке прав, опять пишешь разработчику, те ошибку не признают - это ваша проблема, разбирайтесь сами, у нас все работает (ага, тестируют все в базе с 5-6 документами и 1-м пользователем с полными правами, конечно, все работает). Опять самостоятельно отлавливаешь проблему, пишешь еще раз, что "вы вот тут не дали прав на свой новый мега-функционал", те "точно, сейчас добавим". Находишь некорректную выдачу задач - задачи выдаются пользователям, помеченным на удаление, пишешь, исправят. . ну никак нельзя назвать нормальной работой... . исходим пока что Понарошку описал более предметно, чем оправдался

Не могу пройти мимо. В раскладе vs я за Потому что - это реальный отзыв, без истерик и соплей. Всё четко, по-существу. А - это размытое оправдание на четко поставленные вопросы. Это не серьезно. Если сделать выжимку из , то получаем: 1). Клиент предложил прикольный функционал. Нам понравилось, мы сделали. Мы хорошие, клиент хороший. 2). Клиент предложил функционал, который нам не понравился. Клиента послали лесом. Клиент недоволен. Мы хорошие, клиент плохой. 3). Мопед делаем мы, но технологии не наши, поэтому мы не при делах (типа). Все вопросы к 1С. Мы хорошие, клиент плохой. 4). Мы такие мы сякие. Пяткой в грудь бьем, мамой клянемся, что всё у нас супер-пупер. Всем нравится. Мы очень крутые, просто клиент плохой. Ну, как-то так.

вобще, разработчик ответил грамотно и по существу. пункты 1 и 2 никак не делают разработчика "плохим" я как разработчик могу пойти на встречу клиенту  и реализовать его хотелку в нетленке, особенно если она прячется под функциональную опцию и потенциально полезна для всхе пользователей решения. но в общем и целом, всякую херь - я как разработчик нетленки не обязан по каждому чиху пользователя тащить в общее коробочное решение. мало того, если я всякие гамнохотелки каждого пользователя буду тащить в решение - решение превратится в чертичо.. По поводу технологий - ну.. мы все вынуждены пользоваться теми или иными технологиями.. например теми, которые нам предоставляет платформа 1С.. или операционные системы где работает платформа 1С.. наезжать на разработчика за эти ограничения глупо - вы когда покупали решение знали на какой платформе оно работает.. могли бы критичные для себя моменты уточнить. Тем более что все действительно знают про проблемы РЛСа как такогого и работы в файловом режиме 8ки в частности..

Григорий, вы хотите вынести обсуждение нашего конфликта сюда? Давайте разберемся. В вашей системе задваиваются (затраиваются, зачетверяются) номера, если несколько новых документов одновременно создает и записывает несколько пользователей. Мы отписались о проблеме - в ответ получили решение: номера действительно не двоятся, но и документ сохранить не выходит - вылетает сообщение, что номер документа уже занят. Что должен делать пользователь, что ему предпринимать? Вы ответили, что мы действия наших пользователей должны регламентироваться нашим внутренним распорядком, НО! Может поможете составить план действий для пользователя? Он не может ни сохранить документ (который старательно набивал), ни изменить номер в автоматическом режиме. Предлагаете ему сыграть в "Угадай-ка" и вручную ставить номер? Или пусть создает новый документ ЗАНОВО и пусть ему повезет и номер документа окажется уникальным? Мы не просили от вас ни префиксации, ни еще чего-либо сверхъестественного. Лишь то, чтобы документ имел уникальный номер - чтобы была нормальная уникальная нумерация, независимо от того, сколько пользователей одновременно создает документ. Разве это неадекватное желание?

клиент-сервер спасибо бог с этим РЛС, с этим мы смирились А вот с неуникальностью нумерации документов - нет. Я надеюсь, вы понимаете, что 10 документов с номером 00003 - это ненормальное поведение системы?

"10 документов с номером 00003 " жесть. Это реально мягко говоря пичалька

Если слова понаруошку соответствуют действительности в вопросе нумерации объектов то разработчики реально не правы. Нумерация это дело такое - автоматизировано в любой даже самой примитивной нетленке как мои домашние финансы)

Вот только реально неправы - разработчики платформы. У меня на базах с количеством пользователей больше полусотни трудятся регламентные задания, промывающие нумераторы, иначе амба.

хз. ну не больше полсотни но около того видел не раз - не слышал никогда о такой проблеме

1.Есть два разных продукта 1С:Документооборот (разработка фирмы 1С ) и СЭД Копроративный Ддокументооборот (разработка партнера 1С компании Аналитика: ) 2.1С:Документооборот (разработка фирмы 1С) не имеет проблем с нумерацией, так как : считывание очередного номера, увеличение на единицу и запись назад в регистр происходит в транзакции с управляемой исключительной блокировкой, соотв-но, даже если одновременно 2 пользователя регистрируют документ, каждый получит уникальный номер. 3.Источник полезных практических обсуждений на тему 1С:Документооборота(разработка фирмы 1С) :

"КОПРОративный" это опечатка или с умыслом?

это опечатка

Уважаемый support 1c-kpd ru, вы пишите: "...2.1С:Документооборот (разработка фирмы 1С) не имеет проблем с нумерацией,.." В "1С:Документооборот Корп" вообщем то и нет нумерации документов, так как там вместо документов используются справочники, соответственно документы данной системы имеют не номера, а коды. Эти коды присваиваются автоматически. В СЭД "Корпоративный документооборот" система нумерации более сложная, есть две нумерации - нумерация самого документа (а не справочника, как в системе от 1С) и регистрационный номер. Оба этих номера могут иметь сложный формат нумерации, зависящий от разных критериев. Кроме того, администратор может установить режим присвоения обоих номеров сразу после создания документа (даже до его записи в базу). Это не очень хороший пример использования нумераторов, но некоторым клиентам он нужен.

ахренеть как бывает... если "некоторым" клиентам надо, то для "некоторых" клиентов обычно вводят булеву константу "извращенческий способ нумерации" и не мучают всех кому это нафиг не надо...

"В "1С:Документооборот Корп" вообщем то и нет нумерации документов, так как там вместо документов используются справочники, соответственно документы данной системы имеют не номера, а коды" не тупи - то что внутре базы есть справочник а не документ - с точки зрения пользователя (а тут дискуссия идет именно про пользовательские проблемы) есть "внутренний документ" и всем плевать что он справочник.. принципы нумерации с точки зрения уникальности такие же.. есть контроль/нет контроля.. по п.2: а вообще, в этом то и беда всех нетленых гамноподелок - их делают под конкретные конторы прогибаясь под каждые идиотские требования.. а учитывая что многие проекты давно живут на этом свете, такие замечательные вещи как УФ и функциональные опции авторы этих проектов не используют так как либо это требует сильной переписки решения (а на это нет ресурсов и желания) либо просто тупо не знают про эти возможности (что странно) сделали очередную гамнокнопку для любимого клиента который работает с вашей нетленкой - спрячьте ее в функциональную опцию которая по умалчанию отключена..

Вы бы прежде чем про чужую систему писать, ознакомились бы с функционалом. Там есть нумераторы для документов.

Уважаемый  GregoryR, я думаю, тут уже за меня всё прояснили. Нумераторы там есть, функционал их исчерпывающий, я считаю. Не с чем сравнивать, к сожалению, но в 1С:Документооборот с номерами всё чётко, вплоть до отдельного нумератора по каждому виду документа, причем, можно документы, например акты,  автоматически нумеровать с учетом связи с другим видом документа, например договором.

support 1c-kpd ru, подскажите пожалуйста, возможно ли в 1С:Документооборот создавать произвольные схемы бизнес-процесса ? С разветвлениями, и тп.. Или количество видов БП(и их карты) жестко зашито в конфигурации и менять его нельзя ?

Под Лотус есть "конфигурация", очень много лет разрабатывается, фундаментально, но название забыл :)

А вот он, голубчик, а как вырос-то, а я его еще мелким помню:

МС навижн, МС шарпойнт, Доксвижн, Лотус, САП Выбирай на вкус. "Дешевле 500" только эксель. ДО - это гемор на всю жизнь компании, с обслуживанием и вечной доработкой.

к

paxan, там есть такое понятие как Комплексный процесс. В нём можно задать практически любые возможные схемы, используя результаты выполнения вложенных в него типовых процессов, а также Предметов процесса. То есть, например, цена договора более 100.000 рублей- стартуют определенные процессы, менее-стартуют другие, по практически любому реквизиту документа можно делать маршрутизацию. Пример использования результата бизнес-процессов Комплексного процесса: Согласование решено как Не согласовано далее стартуют определенные бизнес-процессы,а не все подряд. Впрочем, настроек там масса, в том числе автозапуск процесса при записи документа. Рекомендую посмотреть демо-версию 1С:Документооборот 1.3.1.5.

Вопрос кто будет натягивать эту "демо" под конкретный бизнес процесс. Не менять же бизнес под копеечную "программу". Потом окажется, что процессы неправильные, и надо переделывать. А там и полноценная разработка. И понеслась - условные маршруты, системы нумераций, ссылочная целостность, масштабируемость. Придется нанять грамотных спецов, которые покачают головой и пробубнят "а ведь надо было сразу платить лям-три за разработку, без велосипедов, вышло бы дешевле".

"а ведь надо было сразу платить лям-три за разработку, без велосипедов, вышло бы дешевле... Как ни странно, но практика пока показывает совсем наоборот, а именно: я не видел в глаза успешных дорогих внедрений, а вот успешных недорогих много. Да, они требуют напильника, но видать необходимость напильника в таких проектах обязательна в любом случае.

Если внедряют грамотные специалисты, знающие типовой функционал программы, если компания-клиент понимает, что ей реально и для чего реально нужно, а не по принципу "Хочу и всё", то всё работает как часы. А так, да, странная тенденция- дешево значит плохо. Не раз слышал от компаний-партнеров 1С, участвующих в тендерах на проекты, что низкая цена это плохо,  мол вот компания А хочет 10млн рублей, почему Вы готовы сделать за 7 млн рублей? ну и начинаются приписки, чтобы догнать по цене до 10 млн. руб., хотя всё делалось за 7...